Microsoft Visio är ett av de mest underskattade verktygen i Microsofts ekosystem. De som upptäcker det får oftast samma reaktion: ”Varför har jag inte använt det här tidigare?” Det är skillnaden mellan ett diagram gjort i PowerPoint som ser amatörmässigt ut och ett professionellt flödesschema som inger förtroende i vilket kundmöte som helst.
Vad används Visio till?
Visio Professional 2021 är ett professionellt verktyg för diagram. De vanligaste användningsområdena i Sverige är:
- Processflödesscheman: kartläggning av rutiner för ISO 9001, revision eller processförbättring
- Nätverksdiagram: IT-infrastruktur och nätverkstopologi
- Organisationsscheman: företagets organisationsstruktur
- Kontorsritningar: planlösning för lokalerna
- Databasdiagram (ERD): datamodellering för programvaruprojekt
- UML-diagram: programvaruarkitektur
Gränssnittet och de första stegen
När du öppnar Visio väljer du vilken typ av diagram du vill skapa. Programmet visar dussintals mallar sorterade efter kategori — flödesscheman, nätverk, verksamhet, teknik. Välj en mall som ligger nära det du behöver.
Visios logik bygger på former (shapes) och kopplingar (connectors). Formerna är de visuella elementen (rektanglar, romber, cirklar) och kopplingarna är pilarna och linjerna som binder ihop dem. Du drar en form från sidopanelen till arbetsytan, och när du närmar dig en annan form visas blå kopplingspunkter där du kan ”förankra” en pil.
Flödesscheman — den vanligaste användningen
För att skapa ett processflödesschema använder du formerna i uppsättningen ”Flowchart” eller ”Basic Shapes”. Den vedertagna konventionen är:
- Rektangel = åtgärd eller process
- Romb = beslut (ja/nej)
- Oval = början och slut
- Parallellogram = in- eller utdata
Visio sköter justering och fördelning automatiskt om du använder funktionen ”Auto Align & Space” i menyn. Det sparar mycket tid jämfört med att flytta objekt manuellt.
Organisationsscheman från Excel-data
En av de mest användbara funktionerna för HR och chefer: Visio kan skapa organisationsscheman automatiskt från ett Excel-blad med kolumnerna ”Namn”, ”Titel” och ”Chef”. I stället för att bygga schemat för hand importerar du filen och Visio skapar hela hierarkin på några sekunder. För företag som omorganiserar ofta sparar det timmar.
Nätverksdiagram för IT
För IT-tekniker och systemarkitekter innehåller Visio Professional särskilda former för nätverksutrustning (routrar, switchar, brandväggar, servrar) från de stora tillverkarna (Cisco, HP, Dell). Ett välgjort nätverksdiagram i Visio är avgörande för teknisk dokumentation och vid infrastrukturrevisioner.
Delning och samarbete
Visio-filer (.vsdx) kan delas och öppnas i läsläge med den kostnadsfria Visio Viewer, vilket är praktiskt när mottagaren saknar Visio. För samarbete i realtid låter Visio för webben (som ingår i Microsoft 365) flera personer redigera samtidigt — men för avancerade funktioner är skrivbordsversionen fortfarande kraftfullare.