Att köpa programvara online och få en korrekt faktura med moms är enklare än många tror, men det finns några detaljer i det svenska momssystemet som är bra att känna till — särskilt om du har enskild firma eller aktiebolag. Den här guiden går igenom det viktigaste.
Varför be om faktura med företagsuppgifter?
I Sverige får ett företag dra av sina rörelsekostnader, och den ingående momsen på inköp får normalt lyftas i momsdeklarationen. Det gäller direkt för programvara: en licens för Office 2024 som köps i företagets namn är en avdragsgill IT-kostnad.
Som privatperson får du däremot inte göra avdrag för programvaruinköp. Fakturan är då främst ett kvitto och ett underlag för garantiärenden.
Så begär du faktura hos WebbhotellFakta
I kassan finns ett fält där du anger företagsnamn och organisationsnummer innan du slutför betalningen. Fyll i uppgifterna, så utfärdas fakturan automatiskt med rätt mottagare.
Har du glömt att ange företagsuppgifterna vid köpet kan du alltid begära en rättelse genom att kontakta supporten via e-post (kontakt@webbhotellfakta.se). Hör av dig så snart du upptäcker det, så hinner vi rätta fakturan i samma bokföringsperiod.
Det här ska framgå av fakturan
En giltig faktura enligt mervärdesskattelagen ska bland annat innehålla:
- Fakturanummer och fakturadatum
- Säljarens namn, adress och momsregistreringsnummer
- Köparens namn och adress
- Beskrivning av varan eller tjänsten (t.ex. ”Microsoft-licens Office 2024 Professional Plus”)
- Beskattningsunderlag, momssats och momsbelopp
- Totalbelopp att betala
Var försiktig med säljare som bara skickar en enkel betalningsbekräftelse utan fakturanummer eller momsuppgifter. Ett sådant underlag håller inte för bokföringen.
Moms på programvara
I Sverige är den generella momssatsen 25 procent, och den gäller för programvara. För ett momsregistrerat företag är beloppet ingående moms som lyfts i momsdeklarationen. Bedriver du verksamhet som inte är momspliktig blir momsen i stället en kostnad du inte får tillbaka.
Bokföring och arkivering
Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation, inklusive fakturor, sparas i sju år. En digital faktura får arkiveras digitalt så länge den bevaras i det format den togs emot. Spara därför e-postmeddelandet med fakturan, eller ladda ner PDF-filen till företagets bokföringsmapp direkt vid köpet.
Företag i andra EU-länder
Har du ett företag i ett annat EU-land med giltigt VAT-nummer och handlar från Sverige kan fakturan utfärdas utan svensk moms, med omvänd betalningsskyldighet i ditt eget land. Ange då hela VAT-numret inklusive landsprefix i fältet för företagsuppgifter vid köpet.